Der er forskellige muligheder, når du deler og sender dagsordenen. Dette afsnit forklarer, hvordan du opdaterer kalenderbegivenheden med dagsordenen og eksporterer den som PDF, hvis du foretrækker det.
Sådan sender du mødedagsordenen til deltagerne #
Sådan deler du den nyoprettede mødedagsorden med deltagerne og opdaterer kalenderinvitationen i Outlook:
- Klik på knappen ‘Send’ .
- Mødeindkaldelsen vil blive opdateret med mødedagsordenen.
Dette sikrer, at alle deltagere har adgang til dagsordenen og er velforberedte til mødet.
Bemærk: Alle deltagere kan sende og opdatere kalenderinvitationen, hvis kalendermødet er et kanalmøde. For almindelige kalenderinvitationer er det kun arrangøren, der kan sende og opdatere kalenderinvitationen.
Sådan eksporteres dagsordenen som PDF #
For at gemme en dagsorden eller et mødereferat skal du klikke på ‘…’ i øverste højre hjørne af mødet. Vælg derefter ‘Generer PDF’, vælg enten dagsorden eller referat og udfyld følgende oplysninger.
Afhængigt af de konfigurerede indstillinger gemmes dagsordenen som en PDF, enten i et bibliotek i teamet eller et intranetbibliotek.
1. Angiv filnavn: Mødets titel og dato foreslås som standardfilnavn, men du kan redigere det efter behov.
2. Vælg lagerplacering: Vælg, hvor filen skal gemmes (f.eks. et teambibliotek eller intranetbibliotek, afhængigt af dine indstillinger).
3. Inkluder mødeoplysninger: Beslut, hvilke møderelaterede detaljer der skal inkluderes i PDF’en.
4. Deltagere: Vis deltagere, der var fraværende eller ikke deltog i mødet
5. Vælg dagsordenspunkter: Vælg hvilke dagsordenspunkter, der skal medtages i PDF’en.
6. Vedhæft bilag: Vælg de bilag, der skal medtages i referatet. Bilag vil blive anført under en overskrift nederst på hvert relevant punkt på dagsordenen.
Gem filen ved at klikke på ‘Gem’ nederst på siden. Du kan også downloade PDF’en af den eksporterede dagsorden ved at klikke på “Download”.
Du kan se de genererede PDF-filer ved at klikke på enten ‘Dagsorden’ eller ‘Referat’ øverst i mødemenuen.
