Existen diferentes opciones a la hora de compartir y enviar la Agenda. En esta sección se explica cómo actualizar el evento del calendario con la agenda, y luego cómo exportar tanto las actas como la agenda como PDF si lo prefiere.
Cómo enviar la agenda de la reunión a los participantes #
Para compartir la agenda de la reunión recién creada con los participantes y actualizar la invitación del calendario en Outlook:
- Haga clic en el botón “Enviar” .
- La invitación a la reunión se actualizará para incluir la agenda de la reunión.
Esto garantiza que todos los participantes tengan acceso a la agenda y estén bien preparados para la reunión.
Nota: Cualquier participante puede enviar y actualizar la invitación del calendario si la reunión del calendario es una reunión de canal. En el caso de las invitaciones de Calendar, solo el organizador puede enviar y actualizar la invitación de Calendar.
Cómo exportar reuniones de agenda como PDF #
Para guardar un orden del día o un acta de reunión, haga clic en “…” en la esquina superior derecha de la reunión. A continuación, seleccione “Generar PDF”, elija el orden del día o las actas y rellene la siguiente información.
Dependiendo de los ajustes configurados, la agenda se guarda como PDF, ya sea en una biblioteca dentro del equipo o en una biblioteca de intranet.
1. Especificar nombre de archivo: El título y la fecha de la reunión se sugieren como el nombre de archivo predeterminado, pero puede editarlo según sea necesario.
2. Seleccione la ubicación de almacenamiento: elija dónde se debe guardar el archivo (por ejemplo, una biblioteca de equipo o una biblioteca de intranet, según su configuración).
3. Incluya información de la reunión: Decida qué detalles relacionados con la reunión deben incluirse en el PDF.
4. Participantes: Mostrar a los participantes que estuvieron ausentes o no asistieron a la reunión
5. Seleccionar elementos de la agenda: Elija qué elementos desea incluir en el PDF.
6. Adjuntar documentos de respaldo: Seleccione los archivos adjuntos que se incluirán en el acta. Los archivos adjuntos se enumerarán bajo un encabezado al final de cada punto relevante del orden del día.
Guarde el archivo haciendo clic en “Guardar” en la parte inferior de la página. También puede descargar el PDF de la agenda exportada haciendo clic en “Descargar”.
Puede ver los archivos PDF generados haciendo clic en “Agenda” o “Actas” en la parte superior del menú de la reunión.
