Det er forskjellige alternativer når du deler og sender agendaen. Denne delen vil forklare hvordan du oppdaterer kalenderhendelsen med agendaen, og deretter hvordan du eksporterer både referat og Agendaen som PDF hvis du foretrekker det.
Hvordan sende møteagendaen til deltakerne #
Slik deler du den nyopprettede møteagendaen med deltakerne og oppdaterer kalenderinvitasjonen i Outlook:
- Klikk på “Send” -knappen.
- Møteinvitasjonen vil bli oppdatert for å inkludere møteagendaen.
Dette sikrer at alle deltakere har tilgang til agendaen og er godt forberedt til møtet.
Notat: Alle deltakere kan sende og oppdatere kalenderinvitasjonen hvis kalendermøtet er et kanalmøte. For vanlige kalenderinvitasjoner er det bare arrangøren som kan sende og oppdatere kalenderinvitasjonen.
Hvordan eksportere agendamøter som PDF #
For å lagre en agenda eller møtereferat, klikk på ‘…’ øverst til høyre i møtet. Velg deretter ‘Generer PDF’, velg enten agenda eller referat og fyll ut følgende informasjon.
Avhengig av de konfigurerte innstillingene, lagres agendaen som en PDF, enten i et bibliotek i gruppen eller et intranettbibliotek.
1. Spesifiser filnavn: Møtetittelen og datoen foreslås som standard filnavn, men du kan redigere det etter behov.
2. Velg lagringssted: Velg hvor filen skal lagres (f.eks. et teambibliotek eller intranettbibliotek, avhengig av innstillingene dine).
3. Inkluder møteinformasjon: Bestem hvilke møterelaterte detaljer som skal inkluderes i PDF-en.
4. Deltakere: Vis deltakere som var fraværende eller ikke i møtet
5. Velg agendapunkter: Velg hvilke agendapunkter som skal inkluderes i PDF-en.
6. Legg ved støttedokumenter: Velg vedleggene som skal inkluderes i referatet. Vedlegg vil bli listet opp under en overskrift nederst på hvert aktuelle sakspunkt.
Lagre filen ved å klikke “Lagre” nederst på siden. Du kan også laste ned PDF-en av den eksporterte agendaen ved å klikke på “Last ned”.
Du kan se de genererte PDF-filene ved å klikke på enten “Agenda” eller “Referat” øverst i møtemenyen.
