Oversikt over skjemaet for agendapunkter #
For å gjøre møtet ditt til en fullt funksjonell Agenda, må du lage elementer for møtet. Når du klikker på “Nytt sak”, åpnes et skjema der du kan legge til detaljer:
- Tittel: Gi en klar og kortfattet tittel på agendapunktet.
- Beskrivelse: Skriv en kort beskrivelse som gir den nødvendige konteksten for elementet.
- Sammendrag: Legg til et sammendrag som kan oppdateres under eller etter møtet.
- Estimert tid: Spesifiser estimert tid som trengs for å diskutere saken.
- Kategori: Velg en kategori for å forbedre organiseringen og oversikten over sakene.
- Eksterne deltakere: Legg til eksterne deltakere om nødvendig.
- Ansvarlig person: Velg personen som er ansvarlig for saken.
- Flere alternativer: Klikk på dette alternativet for å vise flere innstillinger og muligheter.
Hvordan formatere tekst? #
Når du begynner å skrive i beskrivelses-, sammendrags- eller beslutningsfeltene, kan du forbedre tekstformatet med følgende alternativer:
- H1-, H2- eller H3-overskrifter: Bruk disse til å lage strukturerte overskrifter for bedre lesbarhet.
- Punktliste: Organiser innhold i enkle, uordnede lister.
- Nummerert liste: Brukes for ordnede eller sekvensielle elementer.
Hvis du vil formatere bestemte deler av teksten i beskrivelses-, sammendrags- eller beslutningsfelt, merker du teksten du vil formatere
Velg mellom følgende alternativer:
- Fet: Få tekst til å skille seg ut.
- Kursiv: Legg til utheving eller stil i teksten.
- Understreking: Uthev viktig tekst.
Gjennomstreking: Angi fjernede eller fullførte elementer.- Kobling: Legg til hyperkoblinger for å gi ytterligere kontekst eller referanser.
Vedlegg #
Hvordan legge til et nytt vedlegg til agendapunktet? #
Du kan legge til relevante vedlegg til hver sak i sakslisten. Følg fremgangsmåten nedenfor for å legge til et nytt vedlegg:
- På sakslisten der du vil legge til et vedlegg, klikker du på de tre prikkene (Flere alternativer) øverst til høyre i saken.
- Velg “Legg til vedlegg” og velg hvor du vil hente vedlegget fra:
- Last opp: Last opp et dokument fra datamaskinen din. Dokumentet vil da bli lagret i teamets område og kun tilgjengelig for teammedlemmer.
- SharePoint: Naviger til ønsket fil i SharePoint. Når du velger filen, kan du enten lenke til den eller kopiere den til agendaen.
- Kobling: Legg til en kobling til en eksisterende fil som er tilgjengelig for alle teammedlemmer.
Vedlegg gjør det enklere å dele støttedokumenter, og sikrer at alle relevante filer er organisert og tilgjengelige i agendaen din.
Etter at du har lagt til et vedlegg til en sak på dagsordenen, vil den være synlig under «Vedlegg» på saken.
Hvordan fjerne et vedlegg? #
For å fjerne et vedlegg, klikk på de tre prikkene til høyre for vedlegget du vil slette. Klikk deretter på «Slett» og bekreft valget ditt ved å klikke «OK».
Opplastede vedlegg vil bli slettet fra biblioteket.
Elementer som er koblet til sakslisten, vil bare få lenken fjernet, ikke selve dokumentet.
Hvordan bruke Planner med Agenda? #
Legge til en Planner-oppgave i en sak? #
Hvis du vil koble én eller flere Planner-oppgaver til et saken, gjør du følgende:
- På ønsket agendapunkt klikker du på de tre prikkene øverst til høyre.
- Velg «Legg til Planner Task» fra menyen.
Deretter må du opprette Planner-oppgaven ved å fylle ut følgende detaljer:
- Planner-plan: Velg planen du vil knytte oppgaven til. Hvis planen er satt i innstillinger, er dette standard valgt og kan ikke endres.
- Planner Samling: Velg samlingen du vil knytte aktiviteten til.
- Tittel: Skriv inn en tittel for oppgaven.
- Beskrivelse: Gi en kort beskrivelse av hva oppgaven handler om.
- Tildelt: Søk etter og velg personen som er ansvarlig for oppgaven. Denne personen vil bli tildelt oppgaven i Planner.
- Forfallsdato: Sett en tidsfrist for når oppgaven må fullføres.
Når du har fylt ut disse feltene, vil Planner-oppgaven bli koblet til agendapunktet ditt for enkel sporing og administrasjon.”
Hvordan legge til en avgjørelse? #
Det er mulig å legge til en beslutning i et saksord. Dette gjør du slik:
- På sakslisten der du vil knytte en beslutning, klikker du på “…” øverst til høyre.
- Klikk på “Legg til beslutning”
- Beslutningsfeltet vil nå være synlig, og eventuelle vedtak som legges inn her finner du enkelt under fanen “Vedtak” på Agenda-startskjermen
Administrere Agenda saker #
Hvordan fjerne en sak fra et møte? #
Hvis du vil fjerne en sak fra et møte, gjør du følgende:
- På saken du vil fjerne, klikker du på de tre prikkene (…) øverst til høyre
- Velg «Koble fra møte» fra menyen, og bekreft
Saken vil ikke lenger være knyttet til møtet, men vil forbli tilgjengelig for fremtidig referanse eller tas opp i et fremtidig møte.
Saker som ikke er knyttet til et møte, finner du under fanen “Frakoblede elementer”.
Hvordan legge til et eksisterende sak i et møte? #
Hvis du vil legge til et sak som tidligere ble fjernet fra et møte, gjør du følgende:
- I møtet klikker du på ‘Knytt sak’ nederst i midten av møteskjermen.
- Deretter velger du saken du vil koble til møtet fra menyen til høyre og klikker “Velg”.
- Saken vil da være synlig i møtet ditt, og du kan redigere og justere det etter behov.
Hvordan videreføre en sak? #
Følg disse trinnene for å overføre en sak til et fremtidig møte:
- På saken du vil videreføre, klikker du på de tre prikkene (…) øverst til høyre i saken.
- Velg «Videresend til møte»
- Velg møtet der du vil føre elementet videre.
- Saken vil nå bli knyttet til det valgte fremtidige møtet, slik at du kan fortsette å jobbe med det eller diskutere det videre.»
Hvordan kopiere et sak på agendaen #
Hvis du vil kopiere en sak fra et møte til et annet, kan du enkelt gjøre dette. Saken, inkludert alt innholdet, vil bli duplisert og eksistere som to separate saker i de respektive møtene. Slik kopierer du et sak i sakslisten:
- På saken du vil kopiere, klikker du på de tre prikkene (…) øverst til høyre i saken.
- Velg «Kopier til» fra menyen.
- I panelet til høyre velger du møtet der du vil kopiere elementet.
- Bekreft ved å klikke «Velg» nederst på panelet.
En kopi av saken vil nå vises i det valgte møtet, slik at du kan jobbe med det uavhengig.
Obs!: Både videresending og kopiering av elementer krever at det finnes et fremtidig møte.
