Kundehistorie: Hvordan 8TALLET styret fjernet e-postkaos med Agenda

8TALLET styrker samarbeidet og sparer tid med Agenda

Når styret i et av Danmarks mest kjente boligbygg skulle forbedre møterutiner og samarbeid, falt valget på Agenda fra Enable. Resultatet er mindre e-postkaos, bedre samhandling – og en mer profesjonell møtehverdag.

Organisasjon: 8Tallet, København, Danmark
Antall beboere: 475 boliger, 30 næringslokaler
Vi har snakket med: Lars Schörling, styremedlem og ansvarlig for IT og sosiale plattformer
Bruker Agenda til: Effektiv møteplanlegging og samarbeidsdrevne møter
Agenda tatt i bruk: 2024

En landsby i storbyen – med profesjonelle krav

8TALLET i København er ikke bare et arkitektonisk landemerke; det er en levende landsby med 475 boliger, over 30 bedrifter og et aktivt sosialt fellesskap. Med store økonomiske og organisatoriske ansvarsområder stilles det høye krav til styrets arbeidsform.

“Vi har en årlig økonomi på over 16 millioner danske kroner. Det krever at styret jobber profesjonelt, sier Lars Schorling, som har ansvar for IT og sosiale plattformer i 8TALLETs styre.

Før Agenda ble tatt i bruk, brukte styret kun sin private e-post for å planlegge og håndtere møter – en løsning som fort ble tidkrevende og uoversiktlig.

Fra fragmenterte verktøy til bedre samhandling

Lars kjente Agenda fra en annen sammenheng, og tok initiativ til å introdusere løsningen i styret.

“Tidligere var det en tungvint og manuell prosess å dele møtereferater med beboerne.”

Med Agenda kan styremedlemmer legge til agendapunkter på forhånd, bruke ferdige møtemaler, legge ved relevante filer og skrive møtereferater direkte i plattformen. Referater eksporteres enkelt som PDF-filer og lastes opp til 8Tallets interne plattform, tilgjengelig for både styret og beboerne.

Mer tid, mindre e-post – og åpne møter

Før de tok i bruk Agenda, diskuterte styremedlemmene hvilke saker som skulle opp i møtene via lange e-posttråder, og én person måtte samle og oppdatere alt manuelt.

«Nå kan alle legge til nye saker direkte i Agenda før møtene. Det sparer oss for mye tid og vi slipper flaskehalsen med at én person må oppdatere alt, sier Lars.

Slik bruker 8TALLET Agenda i praksis:

Før møtet: De bruker en ferdig møtemal som sikrer at 10 faste temaer, som økonomi, alltid blir dekket.
Før møtet: Styremedlemmer legger inn egne saker på agendaen og laster opp relevante dokumenter.
Under møtet: Styrets sekretær registrerer fremmøte og fører møtereferat direkte i systemet. Det er også mulig å tildele oppgaver via Planner, men 8TALLET har foreløpig ikke tatt denne funksjonen i bruk. Alt gjøres uten å forlate samtalevinduet.
Etter møtet: Referatet eksporteres til PDF og deles på 8TALLET interne plattform for å sikre transparens.

Selv om Agenda ikke har gjort møtene mer strukturert for 8TALLET (styret hadde allerede høy møtedisiplin), har løsningen gjort det enklere å samarbeide – og senket terskelen for å delta aktivt i møteforberedelsene.

Fremover: Enda tettere integrasjon med PlanIt

8TALLET er også i gang med å utforske kombinasjonen av Agenda og Enables 365 andre app, PlanIt – som er en årshjulapp for Teams. De ser potensial i å bruke PlanIt til årsplanlegging og bedre synliggjøring av styrets arbeid.

«Jeg liker tanken på å bruke PlanIt til å gjøre årshjulet vårt synlig for beboere og samarbeidspartnere på nettsiden vår», forteller Lars.

Med PlanIt håper styret å gjøre arbeidet sitt enda mer transparent og åpent for felleskapet.

Anbefaler agenda til styrer, organisasjoner og fellesskap

Lars er tydelig på hvem Agenda er ideell for:

“Agenda er perfekt for styrer, organisasjoner og felleskap som ønsker å spare tid og få bedre intern samhandling.”

Han peker særlig på at løsningen kan egne seg godt for mindre organisasjoner, idrettslag, frivillige foreninger og andre fellesskap, der det ofte mangler faste rutiner for møter og oppfølging. Med Agenda blir det enklere å samarbeide og følge opp det som besluttes – selv i miljøer med lite tid og mange frivillige.

Vil du gjøre møtene dine mer samarbeidsdrevne og tidseffektive?