Det finns olika alternativ för att dela och skicka agendan. Det här avsnittet förklarar hur du uppdaterar kalenderinbjudningar med agendan och hur du exporterar både protokoll och agenda som PDF, om du föredrar det.
Så här skickar du mötesagendan till deltagarna #
Så här delar du den nyligen skapade mötesagendan med deltagarna och uppdaterar kalenderinbjudan i Outlook:
- Klicka på knappen “Skicka”.
- Mötesinbjudan uppdateras så att den innehåller mötesagendan.
Detta säkerställer att alla deltagare har tillgång till agendan och är väl förberedda inför mötet.
Not: Alla deltagare kan skicka och uppdatera kalenderinbjudan om kalendermötet är ett kanalmöte. För vanliga kalenderinbjudningar är det bara organisatören som kan skicka och uppdatera kalenderinbjudan.
Hur man exporterar dagordningen som PDF #
För att spara en dagordning eller ett mötesprotokoll, klicka på “…” längst upp till höger i mötet. Välj sedan “Generera PDF”, välj antingen dagordning eller protokoll och fyll i följande information.
Beroende på de konfigurerade inställningarna sparas agendan som en PDF, antingen i ett bibliotek inom Team eller ett intranätbibliotek.
1. Ange filnamn: Mötestitel och datum föreslås som standardfilnamn, men du kan redigera detta.
2. Välj lagringsplats: Välj var filen ska sparas (t.ex. ett teambibliotek eller ett intranätbibliotek, beroende på dina inställningar).
3. Inkludera mötesinformation: Bestäm vilka mötesrelaterade detaljer som ska ingå i PDF-filen.
4. Deltagare: Visa deltagare som var frånvarande eller inte deltog i mötet
5. Välj dagordningspunkter: Välj vilka dagordningspunkter som ska ingå i PDF-filen.
6. Bifoga styrkande dokument: Välj de bilagor som ska ingå i protokollet. Bilagorna listas under en rubrik längst ned i respektive punkt på dagordningen.
Spara filen genom att klicka på “Spara” längst ner på sidan. Du kan också ladda ner PDF-filen med den exporterade agendan genom att klicka på “Ladda ner”.
Du kan visa de genererade PDF-filerna genom att klicka på “Agenda” eller “Protokoll” högst upp i mötesmenyn.
