Effektiv årsplanering med ett digitalt årshjul
Årshjulsplanering ger bättre interaktion och resursutnyttjande i verksamheten genom en bättre överblick över viktiga aktiviteter och händelser under året. Årshjulet kan stödja ständiga förbättringar och utrullning av strategiska mål i verksamheten, eller säkerställa bättre implementering av aktiviteter på en avdelning.
Ett digitalt årshjul i verktyg som PlanIt för Microsoft Teams, eller i Word eller Excel eller PowerPoint är en stor hjälp för att planera och visualisera viktiga händelser, deadlines och projekt under hela året. Fördelarna med dedikerade årshjul som PlanIt är att det går snabbt att bygga en plan som är dynamisk, och verksamheten är kopplad till årshjulet till uppgiftsuppföljningen och Outlook-kalendern.
Med PlanIt:s årsårsårsapp för Teams kan årshjulet utformas snabbare än i Word och Excel, och ger ett bättre visuellt utseende samtidigt som det är mycket enkelt att använda. PlanIt erbjuder även integration med Microsoft Planner och Microsoft Outlook, vilket gör det till ett utmärkt val för dig som vill ha ett årshjul i Teams och vill ha årshjul i Outlook. Utforska PlanIt.
5 steg för att skapa ett effektivt digitalt årshjul:
- Definiera syftet med årshjulet
Bestäm om årshjulet ska fokusera på personliga mål, företagets strategiska mål eller för avdelningar som årscykler för HR, årscykler för marknadsföring, årscykler för försäljning eller liknande. - Samla in nödvändig information
Inkludera projektdeadlines, viktiga möten och marknadsföringskampanjer i din mall för årshjul för att säkerställa att alla relevanta händelser finns med. - Välj ett lämpligt format
Årshjulet kan utformas digitalt i Microsoft Excel, Google Sheets eller med PlanIt-appen för ett mer dynamiskt årshjul med Microsoft Planner för uppgiftsuppföljning och Microsoft Outlook för kalenderelement. - Designa årshjulet
- Tidsindelning: Börja med att dela upp hjulet i månader och överväg att använda Excel eller Word för att strukturera vyn. I PlanIt är tidtagningen automatisk.
- Färgkodning: Detta hjälper till att skilja mellan olika typer av aktiviteter och projekt, vilket är viktigt i ett årshjul i Teams. I PlanIt’s årshjul i Teams kan du sätta färg på hela Planner-samlingar för effektivare årsplanering
- Prioritera evenemang och aktiviteter
I PlanIt rekommenderar vi att de viktigaste kategorierna (Ringar) placeras längst ut på hjulet för att utnyttja där det finns mest utrymme för textbeskrivningar av händelserna. Vi rekommenderar 2 till max 10-12 kategorier (ringar) i årshjulet, annars blir texten ganska liten och du måste zooma mycket.
och prioritera viktiga händelser för att säkerställa att inget glöms bort, särskilt i ett årshjul mall Excel där potentialen för detaljer kan vara många och komplexa.
- Anpassning och flexibilitet PlanIt är designad för enkel anpassning och justering av både enskilda evenemang och evenemangsserier. Många företag som har ett årshjul i Excel är vana vid en tabellvy, därför har vi även inkluderat ett sådant i PlanIt.
- Översyn och justeringar
Se regelbundet över årshjulet för att säkerställa att det speglar aktuella prioriteringar och gör nödvändiga justeringar, vilket är avgörande för ett årshjul i Word, Excel eller PlanIt. - Kommunicera årshjulet
Dela årshjulet med relevanta intressenter för att hålla alla synkroniserade. I PlanIt V3 har det blivit extra enkelt att dela när du använder PlanIt årshjul för Teams. Här kan du nu enkelt exportera årshjulet till PDF, PowerPoint eller Word genom att använda export till SVG (Vector image file) eller PNG (vanlig bildfil) eller skriva ut till PDF.
Genom att följa dessa steg kommer du att kunna skapa ett årshjul som inte bara effektivt organiserar dina eller din organisations aktiviteter under hela året, utan också maximerar produktiviteten och hjälper till att uppnå uppsatta mål.
Fundera också på om det räcker med att ha ett årshjul som mall, word eller årshjul i Excel, eller om du vill planera mer effektivt med en specialbyggd årshjulsapp för Teams, som också tar hand om uppgiftshanteringen med Microsoft Planner och visar händelser från årshjulet i Outlook.