Fra skippertak til system: Slik lykkes du med HMS-årshjul

Fordeler med HMS-årshjul

Det er stor variasjon i hvordan virksomheter systematiserer og følger opp HMS-arbeidet. De aller fleste har et bevisst forhold til det som er pålagt i lov og forskrift og gjennomfører en del aktiviteter i løpet av året for å ivareta kravene. Ofte skjer dette som skippertak og drives av enkeltpersoner, mens øvrige ledere og ansatte gjør det de får beskjed om. Det er ikke alltid kjent for alle hvorfor aktivitetene gjennomføres, eller at de handler om forebygging og ivaretakelse av medarbeidernes arbeidsmiljø.

For å sikre at både lovpålagte krav og bedriftsinterne retningslinjer følges, er det viktig med tilgjengelig informasjon og opplæring for både ledere og medarbeidere. Jeg har laget mange årsplaner i Word, årshjul i Excel, informasjon i PowerPoint og oppslag i ulike håndbøker — alle med styrker og svakheter når det gjelder oversikt, tilgjengelighet og oppfølging. Årshjul i Excel har blitt populært på grunn av gratis tilgjenglige maler, men løsningen krever kompetanse på Excel og tar en del tid. Når samarbeid om HMS-planen og brukervennlighet er viktigst kan dedikerte løsninger som for eksempel PlanIt årshjul-appen være et godt alternativ. Her er en sammenlikning: Årshjul i Excel vs Årshjul i Teams: Dette bør du velge i 2025.

Med et årshjul som viser alle planlagte oppgaver som skal gjennomføres gjennom året, gir det en forutsigbarhet for både ledere og ansatte, og man ser at de ulike aktivitetene henger sammen.  Dette kan benyttes for å få oversikt og følge opp ulike aktiviteter.

Roller i HMS-abeidet

Alle ansatte har et ansvar for arbeidsmiljøet på arbeidsplassen, både i det daglige arbeidet og ved å medvirke i de aktivitetene arbeidsgiver iverksetter. Arbeidsgiver har hovedansvaret for å følge regelverket og sørge for opplæring og tiltak. Verneombud og AMU skal bidra til at HMS-arbeidet fungerer. Ansatte har medvirkningsplikt og skal følge HMS-rutiner.

• Arbeidsgiver har hovedansvaret for å følge regelverket og sørge for opplæring og tiltak.
• Verneombud og AMU skal bidra til at HMS-arbeidet fungerer.
• Ansatte har medvirkningsplikt og skal følge HMS-rutiner.

Dette bør inngå i et HMS-årshjul

Selv om detaljer kan variere mellom ulike bransjer, finnes det en kjerne av aktiviteter som er relevante på tvers av sektorer. Her er hovedområdene som gjelder for alle, som kan brukes som et utgangspunkt i et årshjul.

• Risikovurdering
• Vernerunder
• Medarbeiderundersøkelser
• Opplæring og kompetanseheving
• Avviksregistrering og oppfølging
• Årlig HMS-gjennomgang
• Evaluering og forbedring
• Dokumentasjon og rapportering

I tillegg kan man fylle på med bransjespesifikke aktiviteter eller bedriftsinterne rutiner som f.eks. handler om verneutstyr, behandling av kjemikalier, sikring av arbeidsplasser o.l. I tillegg til å få en visuell god oversikt, knyttes alle aktiviteter i et årshjul til Planner (en del av Microsoft-pakken) hvor man også har mulighet til å dokumentere framdrift i arbeidet, informasjon om status, resterende aktiviteter, fordele ansvar o.l.

Arbeidstilsynet har en fin og oversiktlig modell som man kan ta utgangspunkt i når HMS-arbeidet i virksomheten skal planlegges og følges opp.

Mange virksomheter har etablerte systemer for å ivareta et omfattende HMS-ansvar og kvalitetsrutiner på området. Men det er ikke alltid det er så oversiktlig og tilgjengelig informasjon for alle ansatte. Og arbeidsplasser med mer kontorrelatert arbeid, kan ha behov for enklere systemer eller oversikter.

Oversikt over de viktigste lovene og forskriftene

For å sikre et trygt og helsefremmende arbeidsmiljø er alle norske virksomheter lovpålagt å følge et sett med sentrale HMS-regelverk.

Her er en oversikt over de viktigste lovene og forskriftene som gjelder for HMS-arbeid i bedrifter:

1. Arbeidsmiljøloven (AML)

• Regulerer arbeidstid, arbeidsmiljø, verneombud, arbeidsmiljøutvalg (AMU), og krav til systematisk HMS-arbeid.

2. Internkontrollforskriften

• Også kalt HMS-forskriften. Pålegger virksomheter å ha et dokumentert HMS-system.

3. Arbeidsmiljøforskriftene (fire sentrale forskrifter)

• Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning → Regler for opplæring, verneombud, medvirkning og bedriftshelsetjeneste.
• Arbeidsplassforskriften → Krav til fysisk utforming av arbeidsplassen (lys, luft, støy, førstehjelp).
• Forskrift om utførelse av arbeid → Krav til sikker utførelse, bruk av verneutstyr, arbeid i høyden, kjemikalier m.m.
• Forskrift om tiltaks- og grenseverdier → Angir grenseverdier for støy, kjemikalier, stråling osv.3

4. Andre relevante lover og forskrifter (avhengig av bransje)

• Brann- og eksplosjonsvernloven
• Produktkontrolloven
• Forurensningsloven
• Genteknologiloven (for laboratorier og bioteknologi)
• Strålevernloven (for helse og industri med strålekilder)

Eksempel på årshjul for HMS

Før du setter sammen et HMS-årshjul, er det smart å dele aktivitetene inn i noen overordnede kategorier. Det gir en tydeligere struktur, gjør det enklere å fordele ansvar og sikrer bedre kontroll på oppfølgingen. En slik inndeling skaper oversikt, og hjelper virksomheten med å se sammenhenger mellom tiltakene. Følgende kategorier fungerer godt for de fleste organisasjoner:

Nr	Kategori	Innhold
1	Risikostyring og tilsyn	Risikovurdering, vernerunder, BHT-besøk
2	Medvirkning og opplæring	Medarbeiderundersøkelser, opplæring, verneombudstrening, personalmøter med HMS-fokus
3	Avvik, dokumentasjon og rapportering	Avviksregistrering, årsrapport, revisjon, oppdatering av årshjul og handlingsplan
4	Ergonomi	Ergonomigjennomgang, kurs/opplæring arbeidsstillinger og belastningsreduserende teknikker.
5	Psykososialt arbeidsmiljø	Medarbeiderundersøkelser, trivselstiltak, kurs via BHT (eks. stressreduserende kurs, kommunikasjon o.l.)
6	Bransjespesifikke aktiviteter	Kjemikaliehåndtering, brannøvelser, maskinkontroller osv.

Under ser du et eksempel på et HMS-årshjul i PlanIt hvor kategoriene over er satt opp som ringer i hjulet.

Unngå at viktige HMS-oppgaver glipper

For å etterleve HMS-lovverket er det avgjørende at oppgaver utføres til rett tid og dokumenteres korrekt. Mange virksomheter opplever at det er krevende å holde oversikt og sikre at ingenting faller mellom stolene. Med PlanIt og integrasjonen til Microsoft Planner får ledere umiddelbar tilgang til status på alle aktiviteter – fra risikovurderinger og vernerunder til avviksoppfølging. Dette gir full kontroll over fremdriften, tydelig ansvarliggjøring og trygghet for at virksomheten både oppfyller lovpålagte krav og driver et systematisk HMS-arbeid.